BRASÍLIA – Um contrato assinado há anos, um documento trabalhista ou um registro fiscal podem parecer seguros dentro de um arquivo. Na prática, porém, fatores como calor, umidade, fungos e até o acúmulo de poeira podem comprometer informações essenciais para empresas. O problema costuma aparecer tarde demais: durante uma auditoria, fiscalização ou processo judicial, quando os documentos precisam ser apresentados e verifica-se que eles estão em mau estado de conservação e leitura.
A preservação documental tem ganhado relevância em um cenário de maior exigência regulatória e de crescimento das práticas de compliance. Embora a digitalização avance, milhares de organizações ainda dependem de documentos físicos para comprovar obrigações, direitos e transações realizadas ao longo dos anos.
O desafio não está restrito ao setor privado. O Relatório de Avaliação Ex-Post da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados (PNAPP) aponta fragilidades estruturais na gestão documental brasileira. Segundo o levantamento, cerca de 95% dos municípios não possuem arquivo público instituído.
Outro ponto destacado pelo relatório é a falsa sensação de segurança gerada pela digitalização sem critérios técnicos adequados. Muitas organizações migram documentos para o ambiente digital sem adotar práticas consistentes de gestão e preservação da informação.
A Lei nº 8.159/1991 define os documentos como instrumentos de prova e informação e estabelece a gestão documental como dever institucional. Na prática, isso significa que um documento deteriorado pode comprometer a comprovação de contratos, pagamentos e obrigações legais.
Quando guardar não é suficiente
Para Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security, um dos erros mais comuns é acreditar que armazenar documentos garante sua preservação.
“Armazenar é colocar documentos em algum lugar e conservar é garantir que eles continuem legíveis, íntegros e utilizáveis por tanto tempo quanto a organização precisar deles”, afirma.
Segundo o executivo, o papel é um material orgânico e sensível às condições do ambiente. A exposição prolongada à luz provoca amarelamento, enquanto o calor e a umidade aceleram processos de deterioração.
A umidade excessiva é um dos principais fatores de risco. De acordo com Carvalho, índices acima de 65% favorecem o surgimento de fungos capazes de comprometer a leitura dos documentos. A combinação de calor e umidade também cria condições para a proliferação de traças, brocas e cupins.
“A higienização remove resíduos e elimina alguns dos principais fatores que contribuem para a deterioração do acervo”, explica.
Para o CEO da Doc Security, o impacto mais grave ocorre quando a informação se perde. “Um documento que não pode ser lido não tem valor probatório, histórico ou operacional”, destaca.
Para evitar esse cenário, ele recomenda ambientes climatizados, controle de temperatura e umidade, acondicionamento adequado e monitoramento contínuo dos acervos.
*Com informações da assessoria de imprensa
